Melhore a sua produtividade com o Poder de Delegar!

Hoje, eu vim compartilhar com você a minha análise do livro “O Poder de Delegar”, para ajudar a melhorar a sua produtividade no âmbito profissional e trazer algumas dicas práticas!

Em primeiro lugar, segundo um estudo do centro de inovação, FGVin, cerca de 56% dos brasileiros alegaram ter tido dificuldade para equilibrar a vida profissional e pessoal, durante o primeiro semestre de 2020. 

Já uma pesquisa realizada pelo Linkedin em abril de 2020, com 2 mil profissionais em home office,  mostrou que 68% dos entrevistados têm trabalhado no mínimo uma hora a mais por dia, e 21% até quatro horas a mais! Infelizmente, além disso, o estudo comprovou que 62% estão mais estressados e ansiosos com o trabalho, do que antes da pandemia. 

Estamos passando por um momento bastante delicado, então, se você se identificou com essas porcentagens, saiba que as dicas deste artigo podem fazer toda a diferença. Boa leitura!

Introdução ao livro

Primeiro, vamos entender um pouquinho do que o livro se trata. Bom, em "O poder de delegar" conhecemos a história de dois primos: Jones e James. Logo de início, você fica preso na leitura por conta do formato da narrativa, que oferece um storytelling para te entreter e surpreender, em um passo a passo com as dicas.

Jones e James tiveram uma vida muito semelhante desde o início: eram filhos de mães idênticas, por serem gêmeas. Nasceram no mesmo hospital e no mesmo dia! Estudaram na mesma escola e chegaram a fazer a mesma faculdade, frequentando, obviamente, as mesmas disciplinas. Casaram-se com irmãs gêmeas e formaram suas famílias na mesma época. Eram vizinhos e também trabalhavam juntos na mesma empresa. Tudo estava perfeito e idêntico na vida dos dois. Até ambos serem promovidos a gerente!

E aqui começa a nossa história! Quando foram promovidos, uma coisa mudou: enquanto Jones continuava com uma vida tranquila, e, equilibrando perfeitamente sua vida pessoal e profissional, James se afundava cada vez mais em demandas e trabalho sem fim.

Frustrado e desmotivado, James começa a se questionar o que seu primo, que sempre teve uma vida tão semelhante a sua, fazia de tão diferente, que o permitia seguir sua vida, de forma tão equilibrada. Até que ele propõe um almoço com o primo, para entender um pouco mais sobre como ele tem feito para equilibrar a rotina.

É aqui que chegamos às dicas do Jones! Descubra quais são elas, a seguir:

Defina e descreva claramente cada tarefa e seja específico

Muitas vezes, quando delegamos uma tarefa, pode parecer algo simples que delegamos para o responsável, sem explicitar os detalhes suficientes. Com isso, a demanda não sai como esperávamos, nos frustramos e, por vezes, quando precisamos de outras tarefas, nós mesmos fazemos, pois “será mais fácil do que ter retrabalho”. Porém, é aqui que entra nossa primeira dica do livro!

Será que você foi claro o suficiente na sua demanda? Vamos colocar aqui um exemplo de que você pediu para seu time subir uma campanha de mídia no Facebook. Você deixou claro o objetivo da campanha? E o formato da arte, será que na hora de pedir, você especificou o tamanho? Além disto, você deixou claro que a plataforma seria o Facebook e quais eram os resultados esperados?

Todas estas informações podem parecer “óbvias” quando você lê. Entretanto, é comum esquecer algum desses “pequenos” detalhes, o que gerar muitas refações.

Então, seja claro ao delegar uma tarefa e explique o que você precisa, da forma mais detalhada possível. Uma outra dica é você se colocar no lugar da pessoa que vai executar. Aquelas informações que inseriu no seu briefing, seriam suficientes para você executar?

Eu posso te garantir, que só de seguir essa primeira dica, você já vai ganhar bastante tempo na produtividade! 

Um outro ponto importante em "O Poder de Delegar" é na hora de passar a demanda para o responsável, se prepare com antecedência para garantir que você entendeu bem o que precisa.

Peça que o subordinado repita a tarefa para você

Aqui o objetivo é se certificar de que o que é esperado foi compreendido. No primeiro passo, você garante que a sua demanda ficou 100% clara para ser executada, mas para que fique com a consciência limpa e tenha certeza de que o responsável entendeu, pergunte para ele. Assim, esse é o momento dele tirar dúvidas para não aparecer outras mais tarde, enquanto você já estiver com a cabeça em outra demanda. O Poder de Delegar é colocado em prática nessa etapa!

Defina claramente o prazo no qual a demanda precisa ser concluída

Se você trabalha com agência, aqui pode ser bem mais fácil, porque quando subimos uma tarefa para o time, automaticamente estipulamos o prazo. Porém, cuidado! Se essa demanda é mais urgente e precisa ser priorizada, certifique-se de ter alinhado o prazo para entrega da demanda.

No livro ele traz um exemplo muito interessante, no qual questionava a sua subordinada sobre o andamento da tarefa e ela informava que “estava executando”. Porém, a demanda nunca estava pronta, o que frustrava James, que se questionava se ela estava oferecendo resistência ao trabalho solicitado. É então que ele recorre mais uma vez ao seu primo e aprende que é muito importante estabelecer um prazo para a entrega final, para que o subordinado possa se organizar, sabendo o tempo que tem para executar a demanda.

Defina o grau de autonomia do funcionário ao delegar a tarefa

Aqui, temos uma das dicas mais interessantes de "O poder de delegar". Acredito que, assim como eu, você já passou por alguma situação em que delegou uma demanda e foi feito “a mais” ou “a menos” do que era esperado. E, consequentemente, isso gerou refações que geraram retrabalho ou atraso na demanda solicitada.

Por isso, é muito importante definir o grau de autonomia do funcionário!

Acima temos uma tabela do próprio livro, para você ter alguns insights sobre os graus de autonomia que pode definir para seus funcionários! Segue abaixo as sugestões que o livro nos traz:

• recomendar: deixe claro para seu subordinado que ele vai poder fazer algumas sugestões, mas não colocá-las em prática;
• informar sobre a ação e colocá-la em prática: ele vai poder sugerir e colocar em prática com a sua permissão;
• agir: aqui é onde você garante total autonomia para o empregado executar da forma que ele achar melhor, como especialista.

Essa dica é muito interessante, principalmente, se você tem um nível hierárquico de funcionários, assim, é possível desenvolver uma tabela com o grau de autonomia de cada cargo. Por exemplo, o estagiário pode recomendar, mas somente o analista vai agir!

Inclusive, fazemos isso na Hubify para atribuir as funções de cada cargo dos funcionários. Isso trouxe mais clareza tanto para a operação, quanto para os CSs sobre o que esperar de cada um.

Marque reuniões de verificação para saber o que está acontecendo e oferecer orientações ao subordinado

Por outro lado, essa dica se aplica quando estamos nos referindo a uma tarefa mais complexa. Vou te dar um exemplo: vamos supor que você tenha uma demanda que vai demorar cerca de 1 mês para ser realizada.

Naturalmente, você sabe que, mesmo sendo claro na tarefa e o time tendo explicado direitinho o que você pediu, podem surgir dúvidas no processo de execução.

Por isso, marque esses pontos de verificação para tirar dúvidas. Se você estiver com a agenda muito cheia, marque pelo menos  uma vez no meio do processo, só para poder acompanhar e garantir que está saindo como esperado. Caso você trabalhe com agência, marque o time todo, vai ser positivo até mesmo para cada um conversar entre si e entender como está o andamento de cada parte do trabalho. Afinal, vocês são uma equipe e no fim, tudo se trata de uma única demanda.

Faça com o funcionário uma recapitulação completa do trabalho

Agora chegamos a nossa última dica do livro! O momento do feedback. Nesta etapa, a ideia é que após a demanda ser entregue, dependendo do nível de complexidade, você pode conversar com o responsável para entender o que foi bacana no processo, e o que pode ser melhorado. Assim, vocês vão poder se alinhar e entender o que cada um pode aperfeiçoar nas próximas tarefas, evitando desgastes e garantindo melhorias no processo como um todo. 

Se você ficou curioso sobre o livro, eu super indico esta leitura! Como eu disse no começo, ele é bastante didático, fácil e rápido de ser lido. É uma leitura de no máximo 2 horas que vai agregar muito!

E se você ficou curioso sobre o final, alerta de spoiler: o James passa a ter uma rotina mais tranquila e feliz, assim como seu primo Jones, porque ele aprendeu a arte do Poder de Delegar!  

Se você gostou do artigo e quer se aprofundar mais no assunto, depois de ler o livro, eu indico que você assista o vídeo que a nossa Head de Vendarketing e Sócia da Hubify fez sobre o livro!