Ciclo PDCA: como implantar no meu negócio?

Procurar a máxima qualidade e a melhoria constante dos seus projetos é um dos objetivos fundamentais de qualquer empresa. Assim, faz-se muito necessário o uso de ferramentas como o Ciclo PDCA.

Que é um método muito simples, prático e eficiente na forma de verificar o cumprimento do que foi planejado. 

No novo universo dos negócios, a competitividade e a excelência são predominantes e fazem toda diferença, pois, as empresas buscam meios de ajustarem seus processos para poderem reduzir custos, expandir os lucros e aumentar a satisfação de seus clientes.

Ter o controle desses processos sendo como um sistema de vigilância é importante pois, todo sistema de monitoramento é válido, se tratando de procedimentos que necessitam de uma organização eficiente e cuidadosa, por exemplo, como o que se vê nas empresas.

Nesse contexto específico, o planejamento estratégico acaba se tornando uma obrigação, e para executá-lo com certa eficácia e de forma contínua, os líderes ou gestores, utilizam muito uma metodologia conhecida como ciclo PDCA.

O artigo vai explicar qual o conceito de ciclo PDCA, e assim será tratado outros aspectos pertinentes a utilização dele dentro de uma empresa.

Conceito de Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA funciona de forma semelhante a uniforme personalizado lanchonete, torna todo o processamento de informações personalizado para cada etapa, que vai de planejar e agir para resolver o problema.

O ciclo PDCA surgiu na década de 20 por Walter Andrew, que era um físico estadunidense, bastante conhecido por ser inovador no controle estatístico de qualidade. 

Lá na década de 50 ele foi conhecido no mundo todo por outro americano, o professor William Edwards, muito conhecido como guru do gerenciamento de qualidade e caracterizado por sua importância para a melhoria dos processos produtivos dos EUA.

No decorrer da segunda guerra e também por seus trabalhos de consultorias com  os executivos japoneses.

Pode-se ver que o ciclo PDCA é chamado assim devido a sigla estar em inglês em cada uma das etapas que o compõem:

1. O P- do verbo “Plan”, ou planejar;
2. O D- do verbo “Do”, fazer ou executar;
3. O C- do verbo “Check”, checar e analisar;
4. O A- do verbo “Action”, agir para corrigir erros.

A metodologia PDCA é muito usada nas instituições que visam melhorar o seu nível de gestão por meio do controle eficaz de processos e atividades, internas e externas, dando uma padronização das informações e diminuindo as chances de erros.

Como em um curso de manutenção iphone, por exemplo, onde gerenciar cada processo na manutenção é extremamente importante, o técnico deve separar peça por peça, para encontrar o problema técnico e a forma de resolver.

As Etapas PDCA

O fundamento deste instrumento está na repetição. Ele é aplicado de forma sucessiva nos processos para que se busque a melhoria contínua. Neste cenário, o planejamento, a padronização e a documentação são práticas importantes, tal como as medições precisas.

E os outros fatores tratados pelo ciclo PDCA são os talentos e habilidades dos profissionais envolvidos na conclusão dos processos ou do projeto em geral, para que se chegue a conclusão do objetivo ou meta da empresa.

Plan ou Planejar:

Essa é a etapa onde serão analisadas as questões a serem resolvidas, seguindo a ordem:

1. Definir os problemas;
2. Definir os objetivos;
3. A Escolha dos métodos;
4. Questionar o motivo de ocorrer o problema.

Já se vê aqui, o conceito de PDCA, que começa a se mostrar como uma repetição estruturada e organizada em busca de soluções.

O planejamento é uma das etapas mais importantes, é como um ensaio fotográfico bebê pois precisa ser muito bem planejado, de forma que não se perca nenhum momento, pois o bebê pode se agitar, e o planejamento evita problemas sérios como esse.

Não existe uma forma de planejar a solução de um problema sem identificar a sua causa inicial, a raiz do problema, aquele que é o motivo inicial de tudo.

Por exemplo, pense na seguinte situação, que foi descoberto um problema na sua casa, a luz não está funcionando em determinado cômodo.

Pode-se perguntar, por que a luz não acende, mas a resposta meio que é óbvia, deve estar queimada.

A lâmpada é verificada e descobriu-se que o disjuntor que é referente aquele cômodo na verdade queimou. Ir se perguntando e testando, é a melhor forma de planejar os processos, se não houvesse o planejamento, sairia tudo de forma desleixada.

Planejar não só serve para vida empresarial, mas também para coisas pessoais. Decidir se faz o aluguel de caçamba basculante, entra em questão o planejamento financeiro, para que o aluguel fique dentro dos ganhos mensais ou da verba disponível para aquilo.

O Do ou Fazer

O Fazer. Essa é a hora de colocar as mãos na massa, executando-se o que foi definido e planejado antecipadamente:

1. O treinar o método;
2. Fazer a Execução;
3. O Realizar eventuais mudanças;
4. Não procurar a perfeição, mas a prática;
5. Medição e documentação.

É muito interessante perceber que nesta fase do modelo PDCA, apesar de ser nomeada de DO, não se inicia realmente realizando algo que vá resolver o problema, mas capacitando os envolvidos que terão que agir e arregaçar as mangas para colocar as coisas em prática.

Sem o treinamento adequado para as atividades, a execução do ciclo PDCA certamente ficará comprometida. Pois, treinar o planejado é o mais importante que pôr em prática, pois a prática sem o treino, deixa muito a mercê de erros.

A aplicação de resina bona se bem planejado e usando o que já foi apresentado, sendo bem seguida, aplicar a resina será extremamente fácil, pois o profissional preparado para aquilo, já terá o direcionamento necessário. 

Um outro ponto muito importante na fase DO do processo PDCA é não procurar a perfeição, porém o que pode ser feito de forma prática e eficaz. Assim, fique bem atento e não extrapole na busca de uma qualidade inalcançável.  

Check ou Analisar

Esse é um dos passos mais importantes que definem o conceito do PDCA em um ciclo. Depois de fazer a checagem, o ideal é agir cada vez mais de forma melhorada.

Isto pode ser realizado verificando os padrões, checando se vai funcionar ou não, perguntando o porquê, e treinando um método definido.

Act ou Agir

Essa etapa é uma das mais importantes, (vê-se aqui que todas as etapas são importantes). É a hora de agir com mais assertividade:

1. As coisas estão indo conforme foi programado;
2. Na verdade há inconformidades;
3. Fazer melhorias no sistema de trabalho;
4. E repetir as soluções que são adequadas.

No final da quarta etapa, a definição de PDCA indica reiniciar o ciclo para se buscar uma melhoria contínua e ininterrupta. Como um display para ponto de venda precisa ser aprimorado constantemente para chamar atenção dos clientes que visitam a loja.

4 Dicas para implementar na sua empresa

Na maioria das vezes, o ciclo é posto em prática no ambiente empresarial para buscar a melhor estratégia e solucionar um problema que tem sido bem recorrente dentro da organização. Saiba como implementar na empresa com essas dicas:

1. Entender a situação

Dar prioridade às tarefas conforme a urgência e a gravidade. Organize e analise os últimos relatórios de performance, feedbacks da gerência, colaboradores, consumidores e parceiros para diagnosticar as demandas mais complexas.

2. Preparar a sua equipe

Comunique e ofereça um bom treinamento para os colaboradores que vão participar das estratégias e ações de planejamento. Para tanto, cada profissional deve compreender bem o seu papel no planejamento estratégico. 

Até se precisar da terceirização de recepção não há problema, às vezes terceirizar para uma empresa já treinada nos métodos, para ajudar na organização e no treinamento mais rápido da equipe, é muito útil.

E, é muito importante também, definir um cronograma de entregas para cada ação estratégica e solicitar relatórios para análise de dados e uma maior eficácia em fazer a identificação e ajustar o necessário para conclusão das metas.

3. Ter um bom líder

A presença de um bom líder deve sempre estar acompanhando de perto se o que foi planejado está mesmo sendo implementado, exatamente como foi pedido e padronizado. 

Ele deve estar preparado profissionalmente para a análise correta dos dados para fazer a comparação dos resultados e verificar se o objetivo foi alcançado. 

4. Implementar o ciclo na rotina

O método chamado PDCA é um ciclo de melhoria contínua. Por causa disso, não tem porque desistir de aplicar no dia a dia da empresa caso um problema não seja resolvido na primeira tentativa. Tentar e tentar, até conseguir resolver é o que define esse ciclo.

Considerações finais

Viu-se no artigo, como implementar o ciclo PDCA em vários segmentos pode melhorar os processos e dar facilidade na inclusão de várias estratégias e ações que sejam muito eficazes para uma empresa.

As empresas sempre estão à procura de melhorias, para aumentar sua competitividade na frente da concorrência.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.