Relatório de CRM: passo a passo para fazer um

Você provavelmente já sabe que o CRM é uma ferramenta importantíssima para manter o seu bom relacionamento com o seu cliente. Mas assim como aplicar funcionalidades que melhorem a comunicação, também é importante analisar resultados. E essa é a função do relatório de CRM!

Dessa forma, você consegue entender cada vez mais as necessidades reais dos seus consumidores e, assim, mudar o que está faltando para que seu produto ou serviço supere essa dor. 

E mais do que coletar esses dados, é necessário interpretá-los no contexto certo para ter uma visão real do problema.

Por isso, boa parte de uma boa estratégia de CRM está em analisar e interpretar as informações passadas pela ferramenta sobre seus clientes. Mas como fazer um relatório de CRM e interpretá-lo?

Nesse artigo, vamos ensinar tudo que você precisa saber sobre esse tema, começando com o que é um CRM.

O que é um CRM?

A sigla CRM significa Customer Relationship Management em inglês, e sua tradução é: gerenciamento de relacionamento com o cliente. Ou seja, ele é um software que administra todo o processo de venda, buscando fidelizar o seu cliente.

Com o avanço da tecnologia e a possibilidade de vendas em escala mundial pela internet, o CRM se tornou uma ferramenta indispensável. Afinal, com ele, é possível economizar muito mais tempo com menos tarefas manuais, melhorar o fluxo de trabalho e manter todas as informações sobre seu cliente centralizadas em um só lugar, de acesso disponível para todos da equipe.

O CRM impacta e ajuda estratégias de vendas, suporte, relacionamento e até mesmo marketing. Ele cadastra seus clientes de forma automática ou manual e centraliza todas as informações disponíveis sobre ele. Dessa forma, você pode oferecer um atendimento cada vez mais personalizado e direto.

Ou seja, ele é fundamental para empresas que buscam entender melhor seus clientes, mesmo que eles sejam muitos.

Com esse software, é possível:

• entender as reais necessidades e dores do cliente com mais facilidade;
• melhorar as vendas;
• acompanhar o desempenho de cada lead;
• fazer o follow-up de vendas;
• obter informações do consumidor com mais facilidade;
• trazer mais inteligência para o planejamento estratégico;
• aumentar a produtividade;
• diminuir processos manuais e cansativos.

Mas para utilizar todos os benefícios dessa ferramenta, é necessário saber como criar e interpretar um relatório de CRM. Para isso, basta continuar a leitura!

O que é relatório de CRM?

O relatório de CRM é apenas uma das diversas funcionalidades desse sistema, mas também uma das mais valiosas para gestores estratégicos.

Isso porque, com ele, você pode analisar dados com mais confiabilidade das informações. Afinal, o software terá muito menos erros e equívocos humanos do que um trabalho manual.

Dessa forma, é possível ter mais segurança nas informações passadas e, assim, criar resoluções mais assertivas.

O relatório de CRM é flexível e se divide em diversas áreas, para que você consiga interpretar dados olhando por diferentes ângulos da estratégia.

Como fazer o relatório de CRM?

Agora que você já sabe o que é um relatório CRM e sua importância para a evolução constante do relacionamento com o cliente, vamos entender como criar o da sua empresa. Continue acompanhando!

Fazer uma auditoria de dados dos consumidores

Você sabia que 40% dos usuários de e-mail mudam de endereço pelo menos uma vez a cada dois anos?

Ou seja, se você não realizou uma auditoria de dados recentemente, pode ser por isso que a taxa de entrega e abertura dos seus e-mails esteja baixa!

O que isso significa, exatamente? Que você precisa cuidar dos dados dos seus consumidores!

No processo manual, isso pode ser muito cansativo, mas o CRM vai ajudar a sua empresa nessa missão.

Isso porque a maioria dos e-mails da sua base de dados podem estar incorretos, seja por erro humano, mudança de endereço ou até mesmo exclusão da conta. 

No entanto, é importante ter essas informações bem atualizadas para, assim, conseguir realmente avaliar a estratégia de marketing do seu negócio.

Mas como assumir o controle e fazer isso de forma eficaz? Basta seguir os seguintes passos:

• Verificar o processo de coleta de dados: como seus clientes deixam as informações de contato para a sua empresa? Como é feito o monitoramento?
• Catalogar dados no sistema: é feito o uso correto de tags, campos personalizados e formulários enviados? A organização está em dia?
• Responsabilizar pessoas: existe alguém monitorando e fazendo a auditoria constante para mante-los atualizados no sistema? Essas pessoas são treinadas e supervisionadas?
• Centralizar dados: para obter o relatório de CRM, esses dados precisam estar centralizados no software. Afinal, de nada adianta a ferramenta se ela não for utilizada na rotina dos trabalhadores;
• Segmentar informações: as pessoas que já compraram com a sua empresa não podem estar no mesmo grupo de leads recém descobertos. Por isso, é importante manter seus dados organizados e segmentados para um relacionamento ainda mais assertivo.

Selecione os tipos de relatórios de CRM necessários

Agora que você já tem dados precisos, é hora de criar o seu relatório de CRM! 

Para isso, você precisa selecionar quais os tipos de relatórios vão ser analisados. Eles são divididos em três grupos: vendas, campanhas e clientes.

Existem diversas opções de relatório de CRM dentro desses três grupos. Alguns dos principais são:

• Relatório de pipeline: esse relatório ajuda as equipes a cumprirem prazos, pois mostra o progresso de compra do lead, identificando quando a oportunidade foi iniciada, quando é sua previsão de fechamento, quem é a equipe responsável e qual a porcentagem de sucesso;
• Relatório de atividade de vendas: monitora as atividades já executadas e permite o acompanhamento das atividades futuras, ajudando no gerenciamento de tempo das equipes;
• Relatório de leads: ajuda a identificar de onde estão vindo seus clientes e potencial e, assim, criar estratégias ainda mais direcionadas;
• Relatório de vendas perdidas: ajuda a empresa a identificar as vendas que não foram fechadas, ajudando também a entender e evitar o churn;
• Relatório de ciclo de vendas: informa a duração do ciclo de vendas médio para diferentes fontes de leads;
• Relatório de lucratividade: mostra os consumidores que estão gerando vendas.

Vale lembrar que os tipos de relatório CRM vão depender de qual ferramenta for contratada. Afinal, existem diferentes concorrentes no mercado, e cada uma oferece uma solução diferente. 

Nesse sentido, vale entender quais são as melhores dores da sua empresa para, assim, contratar o CRM que tiver mais funcionalidades que melhorem essa rotina.

Selecione suas métricas de CRM

Agora que você já criou seu relatório CRM desejado, está na hora de mensurar! Para isso, você precisa definir suas métricas de acordo com o que busca analisar em busca de melhorias, geralmente divididas em três grupos:

• Métricas de performance do negócio (número de perspectivas de vendas, oportunidades abertas, receita gerada, etc);
• Métricas de adoção do usuário (taxa de upsells, número de novos clientes, etc)
• Métricas de percepção do consumidor (número de visualizações de uma página web, tempo de visita ao site, etc).

Ou seja, com o relatório de CRM certo em mãos, é possível analisar quase todas as áreas do seu negócio em busca de melhorias. Quer saber ainda mais sobre esse software? Então, leia nosso artigo sobre sistema CRM comercial e entenda tudo sobre a ferramenta na área de vendas!