Saiba configurar os arquivos de importação no HubSpot CRM

Está no processo de migração de CRM ou o HubSpot será seu primeiro Customer Relationship Management? Então, a importação de informações te auxiliará a criar registros e atualizar seu banco de dados. 

Mas, o que são arquivos de importação? Eu te respondo: são planilhas de dados usadas para organizar os relacionamentos e processos de uma empresa. 

Quer saber mais sobre como funcionam os arquivos de importação no HubSpot CRM? É só continuar a leitura!

Antes de começarmos, olhe o significado desses termos!

Para entender melhor como funciona a importação HubSpot, veja alguns termos necessários:

• objeto do CRM: é um tipo de relacionamento ou processo da empresa, como contatos, empresas, negócios e tíquetes. Na importação, um objeto consiste em um conjunto de dados que você está importando para o HubSpot;
• registro: uma instância individual de um objeto (por exemplo, "João Silva" é um registro do contato). Em um arquivo de importação de objeto único, cada linha do do arquivo representa um registro de objeto. Caso esteja importando vários objetos em um arquivo, cada linha representará registros associados entre si;
• propriedade: um campo criado para armazenar informações sobre seus registros. Em uma importação, as propriedades corresponderão com os cabeçalhos de coluna do arquivo;
• identificador exclusivo: um valor de propriedade que o HubSpot usa para reconhecer cada registro como único. Em uma importação, você precisa de um identificador exclusivo para associar dois registros diferentes (por exemplo, importar "João Silva" e associá-lo à empresa dele, "Silva Inc.") ou para evitar a criação de registros duplicados (por exemplo, dois registros para "João Silva"). Os identificadores exclusivos usados ao importar para o HubSpot são:
  • e-mail: o endereço de e-mail de um contato. Isso é preciso no momento de importar e associar contatos a outro objeto por uma importação. Se você não tiver os endereços de e-mail do contato, use a ID do contato para atualizar e associar os registros de contatos existentes;

Já que falamos em e-mail, veja algumas boas práticas dessa estratégia!

• nome do domínio da empresa: o domínio do site de uma empresa (como 8dhubify.com.br). Isso é necessário ao associar empresas a outro objeto por meio de uma importação;
• ID de [Objeto]: um valor de propriedade único dado a cada registro pelo HubSpot. Se você exportar registros existentes do HubSpot, cada registro terá uma ID de [Objeto]: Esta é uma coluna obrigatória ao importar e associar negócios ou tíquetes existentes a outro tipo de objeto, mas também pode ser usada como o identificador exclusivo para contatos e empresas se você não tiver e-mails ou nomes de domínio da empresa.

• mapear colunas: uma etapa no processo de importação, quando você será solicitado a corresponder os cabeçalhos de coluna do arquivo às propriedades do HubSpot.

Requisitos de importação

Quais são os requisitos de arquivos?

Os arquivos que serão importados para o HubSpot devem seguir as seguintes exigências:

• ser um arquivo .csv, .xlsx ou .xls;
• ter uma única planilha;
• ter menos de 1.048.576 linhas e 1.000 colunas;
• o tamanho deve ser menor do que 12 MB;
• inclua uma linha de cabeçalho na qual cada cabeçalho de coluna corresponda a uma propriedade no HubSpot. Você pode confirmar se uma propriedade padrão já existe para corresponder ao cabeçalho ou criar uma propriedade personalizada antes da importação;
• ser codificado em UTF-8 se houver caracteres de idiomas estrangeiros incluídos;
• conter células em Formato numérico se estiver importando propriedades de data e hora em um arquivo Excel.

E os requisitos de propriedade?

• Dependendo dos objetos que será importado, o arquivo deve incluir as seguintes colunas:
  • contatos: nome, sobrenome ou e-mail (identificador exclusivo);
  • empresas: nome do domínio da empresa (identificador exclusivo);
  • negócios: nome do negócio, pipeline e fase do negócio;
  • tíquetes: nome do tíquete, pipeline e status do tíquete;
  • produtos: nome e preço da unidade;
  • observações: data de atividade e corpo da observação;
  • itens de linha: nome, quantidade, preço e o nome ou a ID dos negócios associados.
• Para propriedades que contenham um preço, é preciso usar uma das moedas aceitas do HubSpot;
• Para propriedades que contêm uma data, os valores de data devem ser formatados como uma das seguintes opções:
  • mm/dd/aaaa (por exemplo, 04/19/2020)
  • dd/mm/aaaa (por exemplo, 19/04/2020) ou
  • aaaa-mm-dd (por exemplo, 2020-04-19).
• Para atribuir um proprietário aos contatos, empresas, negócios ou tíquetes durante a importação, coloque um cabeçalho de Proprietário do [objeto] e adicione o nome ou o endereço de e-mail do usuário a cada linha nessa coluna. Os usuários que atribuíram um registro por meio da importação não receberão uma notificação de atribuição de um novo objeto;
• Com a finalidade de atualizar os registros existentes e evitar duplicatas, seus arquivos devem incluir uma propriedade de identificador exclusivo para cada objeto. Para contatos e empresas, isso pode ser um e-mail e um nome do domínio da empresa. Para todos os objetos, você pode exportar registros existentes e usar a ID de [Objeto] como um identificador exclusivo;
• Ao importar produtos, somente para Professional e Enterprise:
  • se desejar importar um valor de propriedade de Período, formate o valor na coluna Período como PXM, onde X é o número de meses (por exemplo, P3M, para um período de três meses) ou PXY, onde X é o número de anos (por exemplo, P2Y, para um período de dois anos);
  • caso queira importar um valor de propriedade de Frequência de cobrança, use mensalmente, anualmente ou trimestralmente se o produto tiver um tipo de preço recorrente. Deixe a célula em branco se o produto tiver um preço único.

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