Guia da automação de WhatsApp: entenda por que e como fazer

Independentemente do tamanho do seu negócio, saber se comunicar com os clientes de forma precisa é fundamental para se ter sucesso em suas estratégias de comunicação. Nesse sentido, a automação de WhatsApp se tornou uma das principais soluções para empresas que querem escalar as vendas e consolidar seu relacionamento com os clientes.

Ou seja, usar as ferramentas certas para transmitir sua mensagem também faz parte da construção de suas ações. Afinal, você precisa estar nos canais que seus potenciais clientes estão e oferecer um atendimento humanizado.

Segundo o relatório Panorama de Vendas 2023, da Resultados Digitais, 86% dos vendedores usam o WhatsApp como ferramenta de contato com prospects. Além disso, 58% das empresas utilizam esse meio de forma ativa, isto é, para encontrar potenciais clientes.

Além disso, a pesquisa realizada pela Infobip mostrou que 99% das pessoas entrevistadas têm o WhatsApp instalado em seu smartphone, e 80% usam o app de mensagens para se comunicar com marcas.

Por esses motivos, utilizar esse meio de comunicação é fundamental no seu negócio. Então, quer saber mais sobre a automação de WhatsApp, seus benefícios e como implementá-la? É só continuar a leitura!

O que é automação de WhatsApp?

A automação de WhatsApp é a construção de processos que permitem o envio de mensagens automáticas a partir de um determinado gatilho.

Assim, utiliza-se o app de mensagens para se conectar com os clientes de forma inteligente e estratégica.

Ou seja, os recursos do programa são usados para potencializar o contato e o relacionamento com os leads e prospects, assim como melhorar o pós-venda. Isso ajuda a ter disponibilidade para quem precisar, gerando mais motivação e engajamento.

Assim, nós chamamos de automação todos os processos com certa independência para executar ações de maneira automática.

Devido a essa característica, as equipes conseguem atuar de maneira mais estratégica, em vez de perder tanto tempo com atividades operacionais.

Para se comunicar pelo WhatsApp, é preciso que duas pessoas estejam conectadas no aplicativo ao mesmo tempo. Ambas necessitam digitar as mensagens para serem enviadas.

Isto é, para se chegar ao resultado esperado, é preciso uma sequência de ações humanas, como abrir o app, ler a mensagem, digitar e enviar.

Quando o volume de mensagens aumenta consideravelmente, torna-se difícil e até inviável responder a todos. Foi para resolver esse problema que a automação de WhatsApp surgiu.

Por meio de algumas configurações, as pessoas podem adicionar mensagens automáticas sempre que um gatilho for acionado.

Portanto, além de proporcionar escalabilidade nas vendas, contribui para atrair novos clientes e fidelizar aquelas pessoas que já compraram em sua empresa.

Como funciona a automação de WhatsApp?

A automação de WhatsApp funciona por meio da integração computacional do app de mensagens com ferramentas externas.

É possível configurar gatilhos que vão disparar mensagens automáticas para sua base de contatos.

Por exemplo, se a sua empresa usa uma ferramenta para disparar e-mails, com certeza você já deve ter percebido que a taxa de abertura, geralmente, não passa de 30%.

Isso ocorre porque a maioria das pessoas não abre seus e-mails com frequência. No entanto, segundo dados apresentados no site Backlinko, cerca de 50% das pessoas com o WhatsApp instalado em seus celulares acessam o aplicativo diariamente.

Outra maneira de integração com o recurso é por meio da API oficial do WhatsApp, e uma Application Programming Interface ou API de integração. Porém, ela tem um custo elevado.

O que é a API do WhatsApp Business?

A API do WhatsApp Business é uma interface de programação de aplicativo que permite integrar o app de mensagens a outras plataformas.

Assim, é possível automatizar o atendimento e garantir um relacionamento com o cliente ainda melhor, com foco na satisfação, na retenção e na fidelização do usuário.

Oficialmente, essa API tem o nome de WhatsApp Business Platform. Aqui, a primeira coisa a entender é que ela não é um app ou programa. Sua função é viabilizar que a sua empresa tenha acesso a mais recursos e funções, que estão disponíveis em outros softwares.

Por exemplo, você pode usar o chatbot para marketing para otimizar o atendimento e interagir com um grande número de usuários ao mesmo tempo.

Ou fazer a automação de WhatsApp ao integrar a API ao CRM para que todos os dados sejam registrados no sistema de forma automática.

Assim, você terá todo o histórico de conversas e compras do cliente, a etapa do funil de marketing e vendas em que ele está e outras informações relevantes para as tomadas de decisão.

Para atender a esses propósitos, existem 3 tipos de APIs do WhatsApp Business:

• Cloud: permite trocar mensagens usando os servidores em nuvem da Meta , reduzindo os custos de ter uma infraestrutura própria;
• On-Premises: faz o envio e recebimento de mensagens por meio de servidores próprios da empresa;
• Management: garante o gerenciamento da conta do WhatsApp Business e obtenção de atualizações.

Todas elas oferecem a mesma função de integração. Assim, é possível manter um fluxo de comunicação constante e ainda obter relatórios de conversas, fazer o atendimento híbrido e até enviar notificações não promocionais ou referentes a cobranças.

Quando e por que mudar do app WhatsApp Business para a API?

Sua empresa deve mudar do app WhatsApp Business para a API quando você precisar escalar o atendimento, porque isso permite atender a mais demandas simultâneas.

Dessa forma, a comunicação é personalizada e as mensagens enviadas são padronizadas, garantindo uma atuação mais estratégica para as equipes de marketing e vendas. Contudo, essa decisão deve ser bem pensada por existirem prós e contras.

Os benefícios obtidos com a automação de WhatsApp via API são variados. Por exemplo, é possível implementar chatbots, facilitar a captação de leads e garantir que o atendimento e o pós-venda sejam ferramentas para fidelização de clientes.

Por outro lado, essa integração com o WhatsApp Business Platform nem sempre é fácil ou rápida. Portanto, pode ser necessário um bom investimento.

Considerando esses fatores, o principal é analisar a performance do negócio e as demandas atuais. Com isso, fica mais fácil tomar a decisão de fazer as automações de atendimento.

Como configurar a API do WhatsApp Business?

Para configurar a API do WhatsApp Business, é preciso fazer a solicitação direta ou via BSP oficial, que gerencia o processo para sua empresa. De toda forma, a Meta faz uma análise, que pode levar de 2 a 4 semanas.

Veja como fazer a configuração em cada uma das alternativas:

• solicitação direta: acesse o site oficial do WhatsApp Business Platform e clique em "Comece agora". Porém, você precisará de um profissional por ser necessário configurar ativos de desenvolvedor e webhook;
• contratar um fornecedor oficial da solução: é o BSP, que agilizará sua solicitação e acesso. Ele também vai configurar toda a API para que você a utilize sem problemas.

Mais do que escolher uma dessas opções, também será necessário executar as seguintes etapas:

• fornecimento das informações básicas;
• ativação do número de telefone para a conta do WhatsApp Business.

Quais são os benefícios da automação de WhatsApp?

Os benefícios da automação de WhatsApp são:

• autoatendimento rápido: ao criar fluxos de mensagens com menus iniciais e opções de resposta automáticas, você permite que o próprio cliente resolva pequenos problemas ou tire dúvidas cotidianas com facilidade e agilidade;
• qualificação de leads: um contato inicial feito por meio da automação de mensagens pode fornecer as informações necessárias para qualificar um lead antes de encaminhá-lo para a equipe de vendas, sendo um elemento importante no fluxo do seu funil de vendas;
• integração com outros sistemas: ao aproveitar a qualificação do lead e integrá-la a outros sistemas, como um CRM, é possível transferir essas informações para o contato armazenado em sua base de dados, possibilitando análises de cliques em chamadas para ação (CTAs) e identificação de dúvidas recorrentes.

Quais são os tipos de automação de WhatsApp?

Na prática, existem três tipos de automação de WhatsApp: envio em massa, chatbot e envio com base em gatilhos do usuário. Vamos explorar cada um deles a seguir!

Envio em massa

Imagine a seguinte situação: sua empresa possui uma base de aproximadamente 800 clientes que não realizaram compras nos últimos três meses e você deseja reativar esse grupo.

Se você tentar enviar essas mensagens manualmente, levaria muito tempo e seria praticamente impossível lidar com todas as respostas da melhor maneira possível, concorda?

Com a automação de envio em massa, você pode se comunicar tanto com seus clientes inativos quanto com pessoas que compraram recentemente ou até mesmo aquelas que nunca tiveram contato com sua empresa.

Chatbot

Com os avanços tecnológicos, muitos chatbots no WhatsApp são alimentados por inteligência artificial e aprendizado de máquina, o que lhes permite interagir de forma cada vez mais precisa. 

Alguns benefícios de um chatbot para WhatsApp incluem:

• envio de mensagens personalizadas: quanto mais informações o robô recebe, mais ele aprende e, assim, é capaz de construir textos mais dinâmicos.
• redução do tempo de resposta: as pessoas estão cada vez mais impacientes, então quanto mais rápido você responder, maiores são as chances de obter sucesso nas vendas.
• captação de potenciais clientes: adeus aos formulários extensos e monótonos. Com a automação no WhatsApp, você pode coletar informações dos seus leads de forma dinâmica e interativa.

Envio a partir de gatilhos do usuário

Enviar mensagens com base em gatilhos do usuário significa trazer toda a estratégia de funis de e-mail para dentro do WhatsApp.

Por meio da integração entre o WhatsApp e outras ferramentas, é possível enviar mensagens em momentos-chave da jornada do seu cliente.

Aqui estão algumas situações em que é possível enviar mensagens pelo WhatsApp usando esse tipo de automação:

• entregar materiais ricos;
• notificar seus leads e promover lançamentos.
• dar boas-vindas aos seus clientes após a contratação;
• atualizar seus clientes com informações sobre compras e entregas;
• enviar o link do carrinho abandonado para aumentar as conversões no seu e-commerce.

Como fazer a automação de WhatsApp?

Fazer a automação de WhatsApp exige o uso de uma plataforma que permita integração com o app de mensagens e a API oficial.

A partir do momento que você tem esses recursos, consegue criar um menu de opções, determinar gatilhos com suas respostas automáticas, implementar chatbots e outras opções.

Para implementar a automação de WhatsApp na sua estratégia, é preciso seguir três passos básicos. Confira:

Configure o WhatsApp Business

O primeiro passo é configurar a ferramenta WhatsApp Business, inserindo todas as informações relevantes para criar o perfil comercial da sua empresa.

Portanto, inclua dados como:

• nome da empresa;
• endereço;
• setor de atuação;
• site;
• mensagem de destaque.

Você também pode definir os horários de atendimento durante essa etapa.

Defina uma mensagem de saudação e ausência

Após baixar o WhatsApp Business e cadastrar o seu negócio, você pode configurar as ferramentas comerciais e definir uma mensagem de saudação, que será ativada sempre que um contato enviar uma mensagem pela primeira vez.

Além disso, é possível criar mensagens de ausência que serão enviadas sempre que um contato enviar uma mensagem fora do horário de funcionamento da sua empresa.

Crie respostas automáticas e envie mensagens em massa

Caso você opte por integrar o seu WhatsApp Business com outras ferramentas específicas de automação de marketing, será possível enviar mensagens em massa, como cupons de desconto para clientes inativos, por exemplo. 

Algumas plataformas também permitem que você configure gatilhos e respostas automáticas, ou seja, mensagens que serão enviadas de acordo com determinadas palavras ou combinações de palavras recebidas durante a conversa.

Como aproveitar a automação do WhatsApp em departamentos e atividades da empresa?

Veja como aproveitar a automação do WhatsApp em departamentos e atividades da empresa a partir de alguns exemplos.

Marketing

A automação do WhatsApp é muito utilizada no marketing, porque permite capturar, engajar e nutrir leads.

Uma vantagem é que os usuários finais se sentem confortáveis nesse canal. Portanto, a chance de você conseguir os dados necessários aumenta. Nesse canal, é possível trabalhar com:

• newsletters;
• promoções;
• anúncios.

Vendas

Todo o processo e a estratégia de vendas podem ser automatizados. Além disso, os usuários verificam o canal com frequência, inclusive de forma assíncrona. Portanto, há mais oportunidades ao comparar com o e-mail ou o telefone, por exemplo.

Suporte

Você consegue resolver problemas simples sem precisar passar por um especialista. Sem contar que as principais dúvidas podem ser sanadas diretamente pelo chatbot, evitando perda de tempo por parte da equipe.

Comunicação interna

A automação de WhatsApp também pode servir para a comunicação interna, isto é, com os colaboradores.

Por meio desse canal, é possível passar as principais informações, simplificar os processos internos e dar avisos, que servirão para melhorar os resultados da empresa.

Quem são os parceiros da 8D Hubify?

Veja a seguir as empresas parceiras da 8D Hubify que oferecem serviços de automação de WhatsApp!

Tag Center

A Tag Center surgiu em 2021 como uma startup depois de dois anos de maturação, por meio da junção de três empresas, que atuavam nos seguintes setores:

• marketing conversacional;
• omnichannel;
• CRM.

A grande ideia da Tag Center é ser como um Hub Integrações para unir esses três sistemas em uma única plataforma, sem precisar de nenhum programa ou ferramenta além do software da empresa.

Com esse serviço, empresas de pequeno e médio porte também conseguem investir em um atendimento globalizado, omnichannel e multicanal.

Take Blip

Quando falamos em chatbots, eles logo são associados ao atendimento entre uma empresa e seu consumidor, mas a Take Blip veio para desmistificar isso.

As soluções em chatbots que eles oferecem vão muito além de atender o cliente, mas podem ser usadas em diversos nichos de negócios e para as mais diversas finalidades.

Alguns exemplos de integração do chatbot da Take Blip, são:

• otimizar a comunicação interna entre equipes da empresa;
• conquistar o engajamento de clientes e aumentar a conversão;
• facilitar e otimizar o processo de venda;
• agilizar e otimizar a experiência de atendimento dos clientes.

A integração da plataforma Take Blip também oferece dados estratégicos, que podem ser usados para entender o negócio e tomar ações visando melhorias nos resultados da empresa.

SendPulse

Essa é uma plataforma que oferece diversas soluções para ações de marketing, tudo integrado no mesmo lugar. Além da automação do WhatsApp através do chatbot, você também pode construir chatbots para Instagram, Telegram e Facebook.

Além disso, a SendPulse conta com os seguintes produtos disponíveis:

• e-mail marketing;
• automação 360° (e-mail, web push, chatbots, SMS);
• criação de Landing Page;
• CRM;
• criação de cursos online.

Tudo isso e muito mais para te ajudar a se comunicar melhor com o seu público e manter informações valiosas a sua disposição na hora da tomada de decisões importantes para o rumo do seu negócio. 

Conclusão

Ou seja, existem muitas oportunidades com a automação de WhatsApp. Por isso, tantas empresas adotam essa medida para agilizar e simplificar os processos, além de melhorar as tomadas de decisão.

O resultado é uma vantagem competitiva, que pode ser um diferencial relevante para destacar seu negócio da concorrência.

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